ہم ایک ایسے معاشرے میں رہتے ہیں جو دستاویزات اور کاغذی پگڈنڈیوں اور ریکارڈوں سے بھرا ہوا ہے، خواہ وہ نجی ہاتھوں میں ہو یا عوامی ڈومین میں۔دن کے اختتام پر، ان ریکارڈز کو ہر قسم کے خطرات سے محفوظ رکھنے کی ضرورت ہے، یہ چوری، آگ یا پانی یا دیگر قسم کے حادثاتی واقعات سے ہونے دیں۔تاہم، بہت سے لوگ اپنے پاس موجود مختلف دستاویزات کی اہمیت کو کم سمجھتے ہیں کیونکہ ان کا ماننا ہے کہ یہ یا تو بدلنے کے قابل، قابل بازیافت ہے اور وہ اسے عوامی یا کمپنی کے کاروباری ریکارڈ سے واپس حاصل کر سکتے ہیں۔یہ حقیقت سے بعید ہے، حقیقت یہ ہے کہ ان دستاویزات کو تبدیل کرنے یا بازیافت کرنے کی لاگت یا موقع کی قیمت مناسب طریقے سے حفاظت کی لاگت سے کہیں زیادہ ہے۔فائر پروف اسٹوریج کنٹینر or آگ اور پنروک محفوظ.ذیل میں ہم ان دستاویزات کی کچھ مثالیں دیکھیں گے جو آپ کے ہاتھ میں ہو سکتی ہیں اور اگر انہیں نقصان پہنچا یا آگ میں راکھ میں چلا گیا تو انہیں تبدیل کرنے یا بازیافت کرنے کی قیمت!
(1) بینک اسٹیٹمنٹس اور مالیاتی ریکارڈ
یہ نسبتاً آسان ریکارڈز ہیں جو بینک یا متعلقہ مالیاتی اداروں سے حاصل کیے جاسکتے ہیں، اور زیادہ تر یا نہیں، وہ لوگ جو آن لائن بینکنگ کا استعمال کرتے ہیں، وہ پہلے ہی کاغذی ریکارڈ سے ہٹ چکے ہیں۔تاہم، اگر آپ کے پاس کوئی متعلقہ معلومات لکھی ہوئی ہیں، تو انہیں محفوظ کیا جانا چاہیے ورنہ، آپ کے لیے ضروری رسائی کو یاد کرنا مشکل ہو سکتا ہے، جس کی وجہ سے دوبارہ حاصل کرنے میں کافی پریشانی ہو سکتی ہے۔
(2) انشورنس پالیسیاں
اکثر یا نہیں، ان دستاویزات کو ہاتھ میں رکھنے کی ضرورت ہے کیونکہ حادثات کی صورت میں دعووں کے لیے ان کی ضرورت ہوگی۔تاہم، جب آپ کو ان پالیسیوں کی ضرورت ہو تو مناسب طریقے سے حفاظت نہ کرنا کافی پریشانی کا باعث بنے گا۔انشورنس کمپنیوں کے پاس دعوے جمع کرواتے وقت، وہ بہت ساری معلومات طلب کریں گے جو ان دستاویزات میں موجود ہیں، بشمول پالیسی نمبر، نام، استعمال شدہ پالیسی کی قسم اور ان میں آپ کے بیمہ میں دعووں کی اجازت کی حد کے بارے میں بھی بہت سی تفصیلات ہوتی ہیں۔ پالیسیان پالیسیوں یا ان پالیسیوں کی کاپیاں حاصل کرنے کے عمل سے گزرنا نقصان کے اس عمل میں تاخیر اور طول دے گا جس سے گزرنے کے بعد کوئی حادثہ پیش آتا ہے۔
(3) عنوانات اور تاریخی ریکارڈ
یہ سب سے اہم ریکارڈ یا دستاویزات میں سے ایک ہیں جنہیں لوگ فائل میں رکھتے ہیں۔وہ لوگ جن کے پاس بینک سیفٹی ڈپازٹ باکس تک رسائی ہے وہ اسے وہاں رکھنے کا انتخاب کر سکتے ہیں لیکن اکثر یا نہیں، یہ گھر میں محفوظ کیے جاتے ہیں۔یہ دستاویزات ٹائٹل ہولڈر کے لیے انتہائی قیمتی ہیں لیکن چوری کا شکار نہیں ہیں لیکن انہیں آگ میں تباہ کرنا ناقابل تلافی یا دستاویزات کو واپس حاصل کرنے کے لیے انتہائی مہنگا ہو سکتا ہے۔لاگت میں وقت اور پیسہ دونوں شامل ہیں، خاص طور پر اگر ریکارڈ میں بیرون ملک ادارے شامل ہوں اور اپنی شناخت اور ملکیت کو ثابت کرنے کا عمل مشکل ہو گا اور کسی کو دیوانہ بنا سکتا ہے۔
مندرجہ بالا صرف اس بات کی مثالیں ہیں کہ نقصان یا تباہ شدہ دستاویزات کی وصولی وقت اور پیسے دونوں میں کتنا مہنگا ہو سکتا ہے۔اس کے علاوہ، ایک جذباتی ہنگامہ آرائی ہے جو ریکارڈ کھونے اور ان کو تبدیل کرنے کے عمل سے گزرتی ہے (اگر وہ بدلی جا سکتی ہیں) یا اگر ناقابل تبدیلی ہیں، تو پہلے جگہ پر انہیں صحیح طریقے سے محفوظ نہ رکھنے کا گہرا افسوس ہے۔پیمانہ کے دونوں طرف وزن، ایک مناسب فائر پروف اسٹوریج حاصل کرنے کی لاگت جو آگ کے خطرات سے بچا سکتی ہے اور پانی کے تحفظ کے اضافی فوائد محفوظ نہ ہونے کے نتائج سے کہیں زیادہ ہے۔یہ انشورنس پالیسی یا ڈینٹل پلان کی طرح ہے، آپ کے پاس ایک ہے لیکن آپ کوئی حادثہ نہیں کرنا چاہیں گے لیکن آپ چاہیں گے کہ کلیم کی ضرورت پڑنے پر آپ کی مدد کرنے کے لیے اس قابل ہو۔لہذا، ایک کے ساتھ تیار کیا جا رہا ہےفائر پروف محفوظسب سے اہم چیز کی حفاظت کا بہترین حل ہے۔
پوسٹ ٹائم: اکتوبر 07-2021